مدیریت ارزش کسب شده

مدیریت ارزش کسب شده-EVM(قسمت دوم)

             در این مقاله به ادامه مطالب مقاله قبل در مورد معیارهای ارزش کسب شده(EVM) میپردازیم.

معیار ۱۱

جمع بودجه بسته های کاری و بسته های برنامه ریزی هر مرکز کنترل باید با بودجه آن مرکز کنترل برابر باشد.

در این معیار، لازم است مجموع بودجه بسته های کاری و بسته های برنامه ریزی هر مرکز کنترل، با بودجه مصوب آن مرکز کنترل برابر باشد. تمام بودجه های مصوب باید به بیانیه/ شناسنامه کار (sow) خاصی مرتبط باشند، البته به جز بودجه ذخیره مدیریت که خارج از مبنای عملکرد (PMB) کنترا می شود.

معیار ۱۲

فعالیت های پشتیبانی (LOE)[1] را شناسایی کرده و آن ها را از طریق بودجه زمان بندی شده ای که به این منظور وضع شده، کنترل کنید. فقط به فعالیت هایی که غیر قابل اندازه گیری بوده و یا اندازه گیری آن ها امکان پذیر نیست، فعالیت های پشتیبانی گفته می شود.

این معیار، به EVM اجازه می دهد تا از فعالیت های پشتیبانی استفاده کند، اما فقط برای کارهایی که با روش های گسسته و یا وابسته، قابل اندازه گیری نیستند. بی شک از سه نوع کاری که توسط EVM اندازه گیری می شود
 (فعالیت های پشتیبانی، وابسته و گسسته) اندازه گیری فعالیت های پشتیبانی دارای کمترین مطلوبیت است.

فعالیت های پشتیبانی باید مشخص و زمان بندی  شده ودر حد مینیمم نگه داشته شوند. در فعالیت های پشتیبانی، بدون توجه به اینکه کاری انجام شده یا نه، همیشه ارزش کسب شده برابر با ارزش برنامه ریزی شده است. در واقع، LOE، گذشت زمان را به جای اتمام فیزیکی کار، اندازه گیری می کند.

بر اساس این معیار، بودجه فعالیت های پشتیبانی همانند دیگر فعالیت ها باید به طور رسمی بودجه بندی و کنترل شود. در فعالیت های پشتیبانی، بدون توجه به اینکه کاری انجام شده یا نه، همیشه ارزش کسب شده برابر با ارزش
 برنامه ریزی شده است. در واقع،
LOE، گذشت زمان را به جای اتمام فیزیکی کار، اندازه گیری  می کند.

بر اساس این معیار، بودجه فعالیت های پشتیبانی همانند دیگر فعالیت ها باید به طور رسمی بودجه بندی و کنترل شود. در فعالیت های پشتیبانی، نه بودجه و نه ارزش کسب شده، به صورت مستقل به چپ (عقب) و یا راست (جلو) جابه جا نمی شود، زیرا این امر باعث تغییر در وضعیت گزارش دهی پروژه خواهد شد.

از جمله فعالیت های پشتیبانی می توان به مثال هایی نظیر: مدیر پروژه و کارکنان او، نگهبانان، کارکنان مراکز اطلاعات و خدماتی و غیره اشاره کرد. نقطه مشترک در تمامی این فعالیت ها وابستگی آن ها به گذشت زمان است نه به یک خروجی خاص. بعضی از فعالیت ها ممکن است به عنوان فعالیت های پشتیبانی در نظر گرفته شوند، ولی این گونه موارد را باید در حداقل ممکن نگه داشت تا از انحراف عملکرد پروژه جلوگیری شود.

 

معیار۱۳

مقدار بودجه سربار را برای مخارجی که به صورت غیرمستقیم هزینه خواهند شد، به تفکیک هر یک از عناصر مهم سازمانی تعیین کنید. مقدار این هزینه ها را تحت عنوان هزینه های غیرمستقیم، در سطحی مناسب از بودجه پروژه، مشخص کنید.

بسیاری از واحدهای صنعتی، معمولا هزینه های غیرمستقیم را در سطحی بالاتر نسبت به هزینه های مستقیم، تعریف می کنند. برخی شرکت های بزرگ ممکن است هزینه های غیرمستقیم خود را به چندین دسته تقسیم کنند که به عنوان نمونه می توان به هزینه مسئولیت های مهندسی، ساخت، مواد و مخارج عمومی و مدیریتی و حتی گاهی اوقات هزینه مطالعاتی خاص اشاره کرد.

هر شرکت باید تعداد دسته هزینه های غیر مستقیم به کار گرفته شده خود و نیز انواع هزینه ها و روش های کنترل این مراکز هزینه ای را به طور دقیق مشخص کند. چنین هزینه هایی باید مطابق برنامه ریزی و بودجه بندی صورت گرفته برای هر دسته، کاملا مدیریت و کنترل شوند تا امکان دستکاری آن توسط پیمانکار از بین برود. لذا، هر گونه تغییر در مقدار و تعریف هر یک از دسته های هزینه، باید با توجه به  رویه های داخلی و رسمی شرکت صورت پذیرد.

در حالتی که هزینه های غیرمستقیم، به مراکز کنترل تخصیص داده نشده اند، لازم است جایگاه آن ها دقیقا در WBS و OBS پروژه مشخص شوند.

معیار۱۴

ذخیره های مدیریت و بودجه های توزیع نشده را شناسایی کنید.

این معیار به دو دسته از هزینه های پروژه، یعنی ذخیره مدیریت (MR)[2]و بودجه توزیع نشده (UB)[3]می پردازد. ذخیره مدیریت که برخی مواقع «بودجه احتیاطی» نیز نامیده می شود، نشان دهنده کل بودجه ای است که مدیر پروژه به طور جداگانه برای پوشش دهی وقایع ناشناخته ای نگه می دارد که در پروژه اتفاق می افتند. ذخیره مدیریت خارج از مبنای اندازه گیری عملکرد (PMB) در نظر گرفته می شود.

ذخیره مدیریت باید دقیقا کنترل شده و هر گونه تغییری، اعم از افزایش و یا کاهش آن، باید مستند و توسط مدیر پروژه تصویب شود. مطابق تعریف، ذخیره مدیریت، در PMB مراکز کنترل و همچنین PMB پروژه قرار نمی گیرد. انتظار این است که ذخیره مدیریت در هنگام اجرای پروژه مصرف شود. این ذخیره اگر تا انتهای پروژه مورد استفاده قرار نگیرد، نشان دهنده وضعیت مطلوب ذخیره مدیریت است (نه لزوما خود پروژه).

بودجه توزیع نشده (UB)، نشان دهنده بودجه هایی از پروژه است که هنوز به عنصر مشخصی از WBS تخصیص داده نشده اند. مطابق تعریف، بودجه توزیع نشده، قسمتی از مبنای اندازه گیری عملکرد پروژه (PMB) است و در عین حال مانند ذخیره مدیریت، تا زمانی که مدیریت در مورد وارد کردن آن به PMB تصمیم نگرفته است، خارج از مبنای
 اندازه گیری عملکرد نگهداری می شود.

بودجه توزیع نشده، حتما باید به کاری مشخص تخصیص داده شود. همچنین لازم است که زمان بندی و کاملا کنترل شود تا از مصرف آن برای دیگر کارهای پروژه، جلوگیری شود. بودجه توزیع نشده معمولا در سه وضعیت استفاده می شود:

برای تغییرات مصوب پروژه که هنوز مذاکره نشده اند. در این حالت، بودجه این تغییرات تا انجام مذاکرات و مشخص شدن جزئیات آن، در سطح بالاتر از WBS حفظ می شود.

برای تغییرات مصوب و مذاکره شده ای که هنوز در سطح مراکز کنترل بودجه بندی نشده اند.

برای کارهایی که در دوره زمانی دورتری اجرا می شوند و تعریف جزئی بودجه های آن های آن ها در سطح مراکز کنترل در حال حاضر بی فایده است (مفهوم بودجه بندی غلتان).

معیار ۱۵

جمع بودجه های داخلی پروژه و ذخیره مدیریت آن باید با مقدار هزینه نهایی پرو ژه برابر باشد.

این معیار، بر توانایی حسابداری و کنترل تمامی انواع هزینه های پروژه تمرکز دارد. در صورت کنترل همه انواع
هزینه های پروژه، می توان بررسی کرد که آیا جمع هزینه های پروژه از کل بودجه مصوب آن تجاوز کرده است یا خیر.

 

گروه سوم- معیارهای حسابداری

سومین گروه از معیارهای EVMS، بر ثبت هزینه های پروژه تاکید دارد. این امر نیازمند تفکیک تمامی هزینه های مستقیم پروژه از هزینه های غیرمستقیم تخصیص یافته به پروژه است.

تمام شرکت های تجاری که در بخش عمومی فعالیت می کنند، از چند نوع سیستم حسابداری رسمی برای برآورده کردن الزام های حسابداری خود، بهره می گیرند. مستندات چنین حساب هایی در صورت نیاز باید در دسترس باشند.

در هر حال، سیستم اندازه گیری عملکرد بر مبنای ارزش کسب شده نیز الزام های حسابداری خاص خود را به دنبال دارد. پروژه هایی که بر مبنای EVM مدیریت می شوند، باید بتوانند هزینه های مستقیم پروژه را در هر سطحی از پروژه که اندازه گیری عملکرد صورت می گیرد، به ویژه در سطح مراکز کنترل ثبت کنند. این سیستم حسابداری باید بتواند هزینه های مستقیم پروژه را در هر سطحی از عناصر OBS و WBS پروژه محاسبه و گزارش کند.

در تکنیک ارزش کسب شده، ایجاد مبنای اندازه گیری عملکرد (PMB) امری ضروری است تا بتوان با مقایسه ارزش کسب شده (BCWP) و ارزش برنامه ریزی شده (BCWS)، عملکرد زمانی پروژه و نیز با مقایسه ارزش کسب شده و هزینه واقعی (ACWP)، عملکرد هزینه ای پروژه را اندازه گیری کرد.

مشکل اصلی در مورد این دسته از معیارها، مربوط به همزمانی[۴]ارزش برنامه ریزی شده، ارزش کسب شده و هزینه های واقعی کار انجام شده است. حسابداری مواد سفارش داده شده و کارهایی که باید برطبق قرارداد و یا قراردادهای فرعی در دیگر شرکت هاانجام شوند، مشکل دائمی پروژه هاست، به ویژه هنگامی که پرداخت های پروژه با توجه به میزان پیشرفت پروژه[۵]، صورت می گیرد. اندازه گیری ارزش برنامه ریزی شده در مقایسه با ارزش کسب شده و هزینه های واقعی برای اقلام خریداری شده، چالش پایانی این بخش از معیارهاست.

معیار ۱۶

هزینه های مستقیم پروژه را به گونه ای سازگار و منطبق با بودجه هایی که در دفاتر رسمی حسابداری وارد شده اند، ثبت کنید.

این معیار، بر استفاده از روش های قابل قبول حسابداری برای تمامی هزینه های مستقیم پروژه، تاکید دارد. هر یک از روش های سنتی حسابداری را می توان مورد استفاده قرار داد، ولی تکنیکی بهتر است که هزینه های هر کار و یا هر پروژه را دقیقا مطابق آنچه که صورت گرفته است، محاسبه کند. اگر منصفانه قضاوت کنیم، حسابداری هزینه نیروی کار مستقیم و موارد مشابه آن، آسان است، اما حسابداری هزینه مستقیم مواد، به این علت که غالبا مواد برای مصرف و همچنین حفظ موجودی انبار خریداری می شوند و احتمالا در دوره های بعدی مورد استفاده قرار خواهند گرفت و حتی ممکن است در پروژه دیگری نیز استفاده شوند، مشکل و حساس است.

برخی پیمانکاران نیز، به ایدلیل که مدت زیادی با ساختار سازمانی وظیفه ای کار کرده اند به سختی می توانند هزینه های مستقیم را به تفکیک هر یک از پروژه های خاص، مشخص کنند.

معیار ۱۷

وقتی از WBS استفاده می کنید، هزینه های مستقیم مراکز کنترل مرتبط با هر یک از عناصر WBS را در سطح آن عنصر جمع ببندید. باید توجه داشت که یک مرکز کنترل به دو یا بیش از دو عنصر WBS تخصیص نیافته باشد.

معیار ۱۸

هزینه های مستقیم مراکز کنترل مرتبط با هر یک از عناصر سازمانی (OBS) را در سطح آن عنصر جمع ببندید. باید توجه داشت که یک مرکز کنترل به دو یا بیش از دو عنصر OBS تخصیص نیافته باشد.

معیارهای ۱۷ و ۱۸ با هم ارتباط دارند. تنها تفاوت بین آن ها برای جمع بندی هزینه های مراکز کنترل است. معیار ۱۷ بر جمع بندی هزینه های مستقیم مراکز کنترل از طریق عناصر WBS و معیار ۱۸ بر جمع بندی آنها از طریق عناصر OBS (مانند واحدهای مهندسی، ساخت، کیفیت، خرید، آزمون و آزمایش و غیره) تاکید دارد.

در هر دو معیار، به پرهیز از تخصیص یک مرکز کنترل به چند عنصر WBS و یا چند عنصر  OBS تاکید شده است.

معیار ۱۹

تمام هزینه های غیر مستقیمی را که به قرارداد تخصیص داده خواهند شد، ثبت کنید.

این معیار، مجددا کنترل هزینه های غیر مستقیم را مورد توجه قرار می دهد و بر محاسبه و تخصیص هزینه های غیرمستقیم به کار یا کارهایی که این هزینه ها به آن ها مربوط می شوند، تاکید خاصی دارد. برای برآورده کردن این معیار، باید بین مسئولان کنترل بودجه های غیرمستقیم و کسانی که این هزینه ها را در برابر بودجه مصوب خود ایجاد می کنند، ارتباطی مستند و رسمی وجود داشته باشد.

بر اساس این معیار، پیمانکار باید ثابت کند که هیچ گونه دستکاری در نحوه تخصیص این گونه هزینه های غیرمستقیم بین پروژه ها صورت نگرفته و تمام پروژه ها از رویه مستند و رسمی یکسانی پیروی می کنند.

معیار ۲۰

انواع هزینه ها را نظیر هزینه به ازای هر واحد[۶]، هزینه به ازای هر واحد معادل[۷] و یا هزینه یک بهر یا انباشته[۸]، شناسایی و مشخص کنید.

چرخه حیات هر محصول جدید، غالبا شامل دو مرحله مشخص و مجزاست که عبارتند از: مرحله طراحی و توسعه و مرحله ساخت محصول جدید تا آخر چرخه حیات آن محصول. معمولا فرض بر این است که مرحله طراحی و توسعه کار، غیرتکراری و مرحله ساخت، کاری تکرارپذیر است. ناگفته نماند که برخی از کارهای مرحله طراحی و توسعه نیز تکرارپذیر هستند. در تفکیک این گونه هزینه های تکرارپذیر و تکرارناپذیر از یکدیگر باید دقت کرد تا بتوان تخمین مناسبی برای هزینه توسعه محصولات جدید دیگر به وجود آورد. بر اساس این معیار، پروژه باید قادر به تفکیک کارهای تکرارپذیر (ساخت و تولید) و تکرار ناپذیر (طراحی و توسعه) از یکدیگر باشد.

بر اساس این معیار، پروژه باید بتواند واحدهای هزینه ای اقلامی را که به طور متوالی و مستمر تولید می شوند، تعیین و مشخص سازد. هزینه اقلام تولیدی را می توان به ازای هر واحد از آن ها، به ازای واحدی معادل و یا به ازای یک انباشته از این اقلام، محاسبه کرد.

معیار ۲۱

سیستم حسابداری مواد در EVMS باید موارد ذیل را تدارک ببیند:

محاسبه و تخصیص دقیق و صحیح هزینه ها به مراکز کنترل به گونه ای سازگار با بودجه های مصوب آن ها، با استفاده از تکنیک های قابل قبول.

اندازگیری عملکرد هزینه در زمانی که مواد وارد کار شده اند نه در زمانی زودتر از دریافت واقعی آن ها.

محاسبه کامل هزینه تمامی موادی که برای پروژه خریداری شده اند، حتی هزینه باقیمانده موجودی ذخیره شده آن ها در انبار.

برآورده کردن الزام های این معیار، بی شک، یکی از مشکل ترین کارهایی است که اغلب پیمانکاران از اجرای کامل آن ناتوان هستند.

بر اساس این معیار، تمام مولفه های هزینه ای، یعنی ارزش کسب شده، هزینه واقعی و بودجه مصوب مواد خریداری شده، حتما باید در دوره زمانی حسابداری یکسانی محاسبه و تجزیه و تحلیل شوند. مشکل اصلی در مورد مواد این است که معمولا هر  یک از سه مولفه هزینه ای ذکر شده، در زمانی متفاوت از دیگری به وقوع می پیوندد.

بند دوم این معیار، بر لزوم تعریف تمامی کارهای تدارکاتی تاکید دارد که توسط دیگر شرکت ها انجام می شوند. همچنین لازم است تمام مشخصات این گونه کارها نیز تعریف، تصویب و کنترل شوند.

مشکل دیگر در برآورده کردن الزام های این معیار، هنگامی نمود پیدا می کند که پرداخت به پیمانکار بر اساس پیشرفت کار صورت می گیرد. وجود قانون «مبلغ حسن انجام کار[۹]»  در اکثر پروژه ها، همواره باعث می شود تا پایان کار، اختلافی بین هزینه های واقعی و ارزش کسب شده این کارها وجود داشته باشد.

در برخی پروژه های بزرگ، ممکن است مواد برای دیگر پروژه ها نیز- برای کاهش هزینه- خریداری شده و تا زمان مصرف، در انبار نگهداری شوند. در این حالت مطابق با بند سوم این معیار، باید تا قبل از مصرف این مواد در دیگر
پروژه ها، مسئولیت کل هزینه آن ها برای پروژه حاضر در نظر گرفته شود.

 

 


[۱] Level of Effort(LOE)

[۲] Management Reserve(MR)

[۳] Undistributed Budget(UB)

[۴] Synchronization

[۵] Progress Payment

[۶] Unit Costs

[۷] Equivalent Unit Costs

[۸] Lot Costs

[۹] Withholds or Retention

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

میخواهید به بحث بپیوندید؟
احساس رایگان برای کمک!

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *