معرفی ۱۱ ابزارنمایش وقایع پروژه(مایلستون)

فرایند کنترل هزینه

جاری
بازدید: 90
 با گزارش های خسته کننده پروژه ها مشکل دارید؟ابزار گزارش دهی در مدیریت پروژه بسیار مهم است. در اینجا به معرفی ۱۱ ابزارنمایش وقایع پروژه در مدیریت پروژه به منظور تسهیل ایجاد گزارش تصویری می پردازیم.
 
باید این واقعیت را قبول کنیم که دامنه توجه ما کوتاه است و به صورت مداوم در حال کوتاه تر شدن است. تمامی مطالبی که در اینترنت با آن ها برخورد داریم به این منظور طراح شده اند که توجه ما را تا حداکثر زمان ممکن به خود جلب کنند. اما همه ما می دانیم هر لحظه موضوع جالب و جذاب تری به ما عرضه می شود.
زمانی که می خواهیم اطلاعت مهم یک پروژه را به کارفرما ، دستگاه نظارت ،سهامداران، مشتری ها و یا همکاران و اعضا تیم پروژه خود عرضه کنیم، ما نیز باید رویکردی مشابه را پیش بگیریم. انتقال تاثیر گذار اطلاعات به مهارتی حیاتی تبدیل شده که هر شخصی که به صورت حرفه ای در حیطه مدیریت پروژه فعالیت می کند باید از آن آگاه باشد و رمز اصلی این مسئله مهم در محرک های دیداری است.
ننسی دورت، در کتاب فاخر خود با عنوان اسلاید شناسی (slideology) به خوبی نشان داده انتقال اطلاعات به صورت دیداری تا چه حد حائز اهمیت است؟
” کارفرمایان و همکارن شما با توجه به این نکته که شما تا چه حد می توانید به صورت مفید ارتباط برقرار کنید شما را ارزیابی می کنند. مهارتی که در گزارش های عملکرد سالانه، افزایش حقوق، ترفیع درجات و حتی در میزان محبوبت شما درفضا ی کاری تاثیر گذار است. در حال حاضر توانایی برقراری ارتباط به صورت اثر گذار به یکی از نیازمندی های مشاغل تبدیل شده و چه خوشتان بیاید، یا نه، صرف نظر از میزان مهارت و آموزش دیدگی شما در زمینه شغلی مورد نظر، احتمال اینکه نیازمند برقراری ارتباط به وسیله ابزار دیداری باشید زیاد است.”
آخرین گزارش وضعیت پروژه ای که با آن برخورد داشتید را به خاطر آورید. گزارش ما دارای چه عصر دیداری بود؟ آیا
می توانستید با نگاه انداختن به صفحه اول گزارش به میزان پیشرفت پروژه پیش ببرید؟ آیا گزارشتان دارای رنگ و لعاب بود یا فقط از نوشته های مشکی استفاده کرده بودید؟ درک گزارشی که ارائه دادید برای دیگران آسان بود؟
زمانی که بحث انتقال اطلاعات پروژه در میان باشد، هر شخص دخیلی اولین سوال مرتبط با زمانبندی پروژه را خواهد پرسید: آیا هماهنگ با dead line پروژه پیش می رویم؟ تاریخ های مرتبط با زمانبندی پروژه بسیارزیادی  هستند و انتقال آن ها به صورت دیداری یا تصویری که بتوان با یک نگاه برنامه زمانبندی پروژه را درک کرد، تاثیر زیادی در خشنود کردن تمامی افراد دخیل در پروژه خواهد داشت. مطمئنا می توانید گانت چارت را ( نموداری که میزان کار انجام شده را در بازده زمانی مشخص نشان می دهد) کپی کرده و در گزارش های خود قرار دهید.
چنین کاری برای زمانی که گزارش های شما از قبل هیچ گونه جز تصویری را در برنمی گرفته، قدم اول خوبی است. اما امروزه، با فراگیر شدن روزافزون ارائه گزارش های پروژه به وسیله ابزار دیداری و در برگیرنده تصاویر، ابزارهای جدید بسیار خوبی برای این منظور به وجود آمده است.
 
تایم لاینها (time line) چیزی شبیه گانت چارت هستند، و مهم ترین تاریخ ها، وقایع و مایلستونها را نشان
می دهند. اهمیت تشکیل تایم لاینها برای پروژه در این است که شما به این وسیله می توانید کنترل بیشتری روی اطلاعات نمایش داده شده داشته، و اطلاعاتی با اهمیت بالاتر را در الویت قرار دهید. اما فیلتر کردن داده های گانت چارت به همین شکل، به این سادگی نیست.
گزارش پروژه را تصور کنید که دارای تام لاین  بسیار عالی است که پیشرفت، وقایع و مایلستونهای سپری شده و پیش رو را به صورت تمام رنگی نمایش می دهد. اگر چنین جدولی به درستی ساخته شده باشد، حتی ممکن است شما پس از دیدن آن دیگر بقیه گزارش را نخوانید.
 
پس بدون معطلی بیشتر، به بررسی ۱۱ ابزار مدیریت پروژه که می تواند تصویر سازی بهتر و تاثیر گذاری بیشتر گزارش های شما را تسهیل کنند، می پردازیم.
 
 
۱٫Smart Draw
این نرم افزار به اندازه ای که ادعا می کند ” هوشمند” است. به کاربران اجازه می دهد دیاگرام های پیشرفته،
تایم لاینهای(time line) و و نرم افزار کار ترسیم آنها را برای کاربر انجام می دهد. این نرم افزار شامل ۷۰ طرح پیش ساخته و نمونه های مختلفی است تا به شما در شروع کارتان کمک کند. همچنین باید به این نکته اشاره کرد که این نرم افزار قابلیت یک پارچه سازی با نرم افزار های آفیس مایکروسافت را دارا می باشد، و می توان آن را به راحتی با آفیس همگام سازی کرد. می توانید زمانبندی خود را به نرم افزارهای ورد، اکسل یا پاورپوینت ارسال کرده و گزارش های خود را به راحتی فشار یک کلیک ارائه کنید.
این نرم افزار همچنین به شما اجازه می دهد زمانبندی پروژه خود را بر حسب ترتیب وقایع دسته بندی کنید. یکی از نقاط ضعف این نرم افزار این است که به شما اجازه نمی دهد جزئیات مایلستونها را نمایش دهید، اما می توانید به هر قسمت لینکی شامل تصاویر یا اطلاعات بیشتر ضمیمه کنید.
۲٫ Office Timeline
 
 
اگر وقت یا حوصله سر و کله زدن با نرم افزار های جدید را ندارید، نرم افزار office timeline با استفاده از پاورپوینت تایم لاین (time line) ایجاد می کند. این نرم افزار به صورت افزونه ای بر روی نرم افزار پاورپوینت نصب شده و قابلیت خلق تایم لاین زیبایی را دارد.این نرم افزار همچین انتقال اطلاعات شمارا به نرم افزار های  دیگر شرکت مایکروسافت برای ایجاد گزارش های مناسب تسهیل می کند.
 
 
 
 
Time Gilder.3
در صورتی که به دنبال نرم افزاری هستید که قابلیت تعامل بیشتری را به شما ارائه دهد، با این نرم افزار می توانید تایم لاین (time line) را از چپ به راست حرکت داده یا روی آن زوم کنید تا جزئیات بیشتری از مایلستون مورد نظر نمایش داده شود.
با رابط کاربر ساده این نرم افزار که در عین حال همکاری زیادی با کاربر دارد، می توانید تک تک وقایع را با آیکون های مخصوص، صفحات درگاه و با عنوان و توضیحات برای کاربر گزارش و شخصی سازی کنید.
۴٫RWT Timeline
 
 
این نرم افزار مبتنی بر سیستم عامل ویندوز است که به شما قابلیت تبدیل جداول به فرمت pdf را می دهد. این
نرم افزار همچنین بر روی پلتفرم های اندروید و ios نیز عرضه شده که با آن ها به سادگی می توانید تایم لاین ایجاد کنید. با این نرم افزار، می توانید وقایعی طرحی کنید که بر اساس زمان مورد نظر در طول روز، با تاریخ مورد نظر، دسته بندی شده اند. همچنین می توانید به وقایع خود توضیحات اضافه و تصاویری پیوست کنید که از نظر جلوه های دیدارِی، زیبایی بیشتری به گزارش می بخشد.
پس از ایجاد تایم لاین (time line)، به راحتی می توانید آن را برای دیگران ایمیل کنید. همچنین وقایعی که در تایم لاین خود ایجاد می کنید، دائمی نیستند و هر زمانی که بخواهید میتوانید وقایع تایم لاین خود را جا به جا کرده و در آن تغییرات مورد نظر خود را در پروژه اعمال کنید.
۵٫Tiki-Toki
 
 
 
با نرم افزار های دیگری که تا به این جای کار معرفی شد تفاوت دارد. Tiki-toki یک برنامه تحت وب است که به شما اجازه می دهد تایم لاین (time line) سه بعدی به همراه تصاویر و ویدئوهای دلخواهتان طراحی کنید. همچنین می توانید وقایع پروژه خود را براساس رنگ ، کد بندی کنید و به راحتی تایم لاین (time line) خود را با دیگران به اشتراک بگذارید. هرچند کار کردن، زمان بندی و به اشتراک گذاشتن تایم لاین (time line) ایجاد شده با این برنامه آسان است، می توانید با گرفتن
اسکرین شات برای گزارش خود نیز خروجی به دست آورید.
۶٫My histro
 
این نرم افزار تایم لاین ( ( time line متمرکز بر مکان است و به شما اجازه می دهد به  تعریف و مدیریت وقایعی که در مکانی خاص به وقوع می پیوندند.دست یابید . زمانی که تایم لاین  (time line) خود را ایجاد کردید می توانید جهت تسهیل ارائه گزارش آن را به فرمت های pdf و google earth در آورید.
 
۷٫Preceden
 
 
این نرم افزار مدیریت و دسته بندی وقایع را در فرمتی ساده تسهیل می کند. با این نرم افزار متمرکز بر مدیریت زمان بندی میتوانید برنامه ریزی ساختارمند تری برای پروژه خود طراحی کنید. همچنین می توانید به منظور مشخص ساختن بهتر مایلستونها در پروژه، وقایع مختلف را با رنگ های متفاوت کدگذاری کنید. این نرم افزار هچنین به شما اجازه می دهد درحد بازبینی هر ثانیه پروژه زوم کرده، یا تنها کلیات آن را مشاهده نمایید.
 
 
 
 
 
همچنین به وسیله کنترل حریم شخصی، قابلیت کنترل کردن این که چه افرادی می توانند تایم لاین (time line)  شما را مشاهده کنند را خواهید داشت. در صورتی هم  که تمایل داشته باشید تایم لاین (time line) خود را با دیگران به اشتراک بگذارید، می توانید آن ها را به صورت فایل های pdf و csv استخراج کنید
 
 
 
 
 
Graphic schedule-8
Graphic schedule یک نرم افزار برنامه ریزی خطی است که به کاربر اجازه می دهد برنامه ریزی با روش cpm را به شکلی با نمای دیداری مطلوب در آورد. این نرم افزار با تمرکز بر ادغام اطلاعات مصور و تاکتیکی پروژه، به منظور تسهیل ایجاد یک برنامه ریزی خطی با روش cpm، ادغام داده ها با نرم افزار اکسل مایکروسافت را تسهیل می کند. پس تغییرات مداوم طولی در پروژه چه می شوند؟ با این نرم افزار به سادگی می توانید چین تغییراتی را در طول پروژه اعمال کنید. همچنین
می توانید به کمک آن ارائه های بسیار زیبایی طراحی کرده، و می توانید اطلاعات پیچیده پروژه ها را به صورت تصویر درآورید که برای هر شخصی جذاب باشد.
۹٫Smart Sheet
 
 
 
 
یکی از روش های مناسب برای اطمینان حاصل کردن از پیشروی مناسب پروژه، پیش بینی داشتن از برنامه پروژه است، که smart sheet این امکان را برای شما فراهم می کند. شما می توانید با یکی از فرمت های از پیش تعیین شده نرم افزار داده های خود را به نرم افزار اکسل انتقال دهید، یا می توانید جداول را به منظور بهتر منعکس ساختن اطلاعات پروژه خود شخصی سازی کنید این نرم افزار را می توان به صورت ادغام شده با نرم افزرا office timeline استفاده کرد، که گزینه ای برای خلق نمایشی جذاب تر از برنامه پروژه شما خواهد بود.
۱۰٫ Lucid chart
 
 
استفاده از نمودارها یکی از روش هایی است که می توانید به وسیله آن ها اطلاعاتی را که در معرض دید همکاران خود قرار دارد را از نظر دیداری به شکلی مطلوب تر در آورید. نرم افزار lucid chart نمودار ها ی شخصی سازی شده ای را فراهم
می کند که می توان به کمک آن ها مراحل پروژه را برای تمامی طبقات افراد دخیل در آن نقشه بندی کرد.
این نرم افزار انواع مختلفی از اشکال پیش ساخته، مطابق با استاندارد های صنعتی را فراهم ساخته و همچنین جداول آن قابل برنامه ریزی مجدد هستند و با مزایای SAAS تیم ها می توانند با هر مرورگری بدون اشکال به این برنامه دسترسی داشته باشند.
 
۱۱٫ Milestones Perofessional
این نرم افزار نیز یکی دیگر از ابزارهای مدیریتی است، که قابلیت اتصال به exel،oracle primavera ، Microsoft project و…. را دارد.
این نرم افزار به منظور یاری رسانی در برنامه ریزی پروژه های عظیم خلق شده، که با قابلیت های طبقه بندی، ایجاد تایم لاین ها، ردیابی و گزارش موارد مورد نظر در لحظه، به این هدف دست پیدا کرده است. با استفاده از این نرم افزار به راحتی می توانید تایم لاین های (time line) خود را که در نرم افزار های primavera، Microsoft project ایجاد کرده باشید را با نمای مصور بسیار زیبا تری ارائه دهید، و همچنین تایم لاین های( time line) خود را به راحتی مدیریت کنید. با این نرم فزار می توانید با دیدی وسیع تر به پروژه خود بنگرید.
تایم لاین (time line) برای فرمت بندی پیوسته وقایع پروژه ها به منظور نظارت بر پروژه، خلاصه سازی و گزارش دادن اطلاعات مربوط به پروژه ابزارهای ایده آلی هستند. به راحتی می توانید با انتخاب الگوی مورد نظرتان ، میزان پیشرفت انجام شده را مشاهده کنید
استفاده از محرک های دیداری برای ارائه گزارشات پروژه نه تنها زمانی که قصد تکمیل گزارش در لحظات نهایی را داشته باشید به شما کمک شایانی می کند، بلکه در نمایش  جزئیات اطلاعات پروژه به صورتی منظم و دسته بندی شده نیز تاثیرگذار است
بازدید: 71تاریخ انتشار : 1397/11/24